Pengembangan Otomasi Arsip (Eelektronik) Untuk Pedesaan

RANCANGAN PENGEMBANGAN OTOMASI ARSIP (ELEKTRONIK) UNTUK ARSIP PEDESAAN

Dibuat oleh
Wahyu Febrianto

Keberadaan arsip merupakan sumber informasi yang terekam dalam bentuk media apapun dan menjadi kebutuhan mutlak bagi organisasi atau instansi untuk disajikan dan diakses oleh masyarakat. Di samping itu, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini sebagai sumber pengaruh besar yang mencakup segala lapisan kehidupan untuk bergerak maju dan menggunakannya (Latif & Pratama, 2008). Oleh karenanya, sangat diperlukan prosedur yang jelas dalam sistem pengelolaan arsip dengan penerapan sistem kearsipan terpadu dan konseptual secara profesional. Hal ini ditandai dengan penerapan teknologi informasi dan komunikasi menuntut pengeloaan sistem kearsipan pada suatu organisasi atau instansi harus disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi terkini (Effendhie, 1993). Namun, kondisi lingkungan suatu instansi atau instansi kearsipan di lingkup pedesaan untuk mengelola arsip bergantung pada kinerja organisasi dan seberapa jauh kemampuan sumber daya manusia dalam menyelaraskan diri dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang memadai saat ini (Soesilo, 2017).

Pengelolaan arsip berbasis elektronik secara praktis tentu mengalami permasalahan yang dihadapi oleh organisasi atau instansi di pedesaan. Minimnya kemampuan SDM yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan dalam mengelola dan menerapkan sistem kearsipan yang ditunjang dengan pengetahuan pengoperasian teknologi informasi (Rusli, 2017). Kemudian pengaruh globalisasi terhadap teknologi informasi, sehingga menuntut percepatan dalam pengelolaan kearsipan (Soesilo, 2017). Sebagian besar pekerjaan yang berkaitan arsip dihadapkan pada pengelolaan arsip secara non teknologi (Suyuti, 2013). Untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Sebagai solusi yang ditawarkan dan dapat dilakukan adalah dengan melakukan manajemen arsip (elektronik) atau pengembangan pengelolaan arsip berbasis otomasi (Mulyadi, 2016). Dengan memungkinkan keteraksesan arsip lebih luas, mampu memberikan manfaat dalam kehidupan manusia melalui manajemen arsip berbasis elektronik dan mengarah pada sistem layanan otomasi.

Terkait penerapan manajemen arsip berbasis elektronik memberikan beberapa manfaat lain, Siatiras Kerri (dalam Sugiarto & Teguh, 2014), menyebutkan (1) meningkatkan efesiensi pelayanan terhadap kebutuhan pengguna baik internal dan eksternal; (2) meningkatkan sharing information antara staf dan kelembagaan; (3) mengurangi manajemen risiko; (4) meningkatkan keamanan data atau informasi yang fleksibel; (5) meningkatkan pencatatan dan administrasi informasi; (6) meningkatkan proses informasi dan layak audit; (7) tidak ada duplikasi dokumen; (8) meningkatkan keteraksesan informasi

Melihat kenyataan tersebut dan menyadari pentingnya peran arsip bagi kelangsungan hidup yang bermula dari individu, organisasi hingga instansi atau lembaga. Dengan ini, penelitian Nurrachman & Marlini (2018) menyebutkan contoh di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, Sumatera Barat terkait penyimpanan dan pengelolaan arsip belum dilaksanakan secara optimal yang meliputi dokumen sering tercecer atau hilang karena minimnya kedisiplinan dalam mengelola arsip. Selain itu, mendapatkan tuntutan perubahan pencarian dokumen secara efektif di mana masyarakat menuntut pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat sehingga tidak perlu ke tempat penyimpanan dokumen arsip untuk mencari apabila terdapat suatu dokumen arsip yang akan dipinjam.

Berikut ini, strategi proses alih media dari arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut

Gambar 1. Tahapan alih media dari arsip konvensional ke arsip elektronik

Sumber: Muhidin, Sambas & Winata (2016)

Setelah tahap alih media arsip secara elektronik. Kemudian menggambarkan proses penemuan kembali arsip berbasis elektronik ini dapat dilakukan dengan perancangan sistem berupa layanan arsip elektronik secara otomasi. Berikut ini ilustrasi proses bisnis pencarian dokumen usulan yang akan dibangun.

Gambar 2. Arsitektur Sistem Aplikasi yang akan dibangun

Sistem aplikasi ini mengedepankan tiga pembagian rancangan yakni rancangan database, rancangan proses, dan implementasi.

Rancangan Database

Kebutuhan database yang digunakan untuk membangun sistem ini dimulai dari proses entry data utama berupa deskripsi arsip ke dalam database dengan data yang harus dimasukkan sebagai berikut

1. Jenis arsip yang terdiri dari
a. Jenis arsip foto surat ukur tanah, buku tanah, Buku Senarai Surat Ukur
b. Jenis arsip dinamis kartografi bidang tanah

2. Kode Identitas Buku Senarai Surat Ukur
3. Nomor definitif arsip
4. Profil Pengguna
5. Uraian masalah deskripsi arsip
6. Jumlah lembar arsip
7. Satuan jumlah
8. Link ke fisik arsip elektronik

Dari data tersebut maka dibutuhkan tabel sebagai berikut

Tabel 1. Deskripsi Arsip

Tabel 2. Jenis Arsip

Kode Jenis Arsip | Numerik | 2

Nama Jenis Arsip | String | 10

Tabel 3. Identitas Buku Senarai Surat Ukur

Kode Jenis Arsip | Numerik | 2

Luas Tanah | Numerik | 5

Tanggal | String | 10

Nama Jenis Arsip | String | 10

Tabel 4. Tabel Satuan

Nama Satuan | String | 10

Tabel 5. Tabel Pengguna

Kode Pengguna | Numerik | 2

Nama Lengkap | String | 20

Username | String | 20

Password | String | 20

Rancangan Proses

Gambar 3. Proses Layanan Arsip Elektronik

Data dari buku senarai surat ukur dimasukkan oleh pengelola. Kemudian dilakukan pengecekkan ulang terhadap hasil inputan. Fisik arsip dilakukan proses alih media semula dari arsip konvensional ke arsip elektronik master dalam format .TIF. Selanjutnya dilakukan convert format arsip elektronik master menjadi format .JPG dan digabungkan untuk arsip elektronik satu nomor definitive menjadi arsip elektronik media akses format .PDF. Arsip elektronik berformat .PDF diinput oleh pengelola ke dalam sistem disesuaikan dengan data buku senarai surat ukur. Langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi terhadap hasil inputan dan kesesuaian antara data buku surat ukur dengan arsip elektronik.

Rancangan Implementasi

Gambar 4. Antarmuka Layanan Arsip di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, Sumatera Barat

Hasil dari implementasi Aplikasi Layanan Arsip Elektronik di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, Sumatera Barat berbasis website dengan membagi layar tampilan menjadi 4 bagian yang disebut frame. Dimana frame atas (Header) digunakan untuk menampilkan informasi kelembagaan seperti logo Pemerintah Daerah dan sebagainya. Frame bawah berikutnya (Menu Bar) digunakan untuk menampilkan menu baru aplikasi. Frame tengah (Data) digunakan untuk menampilkan judul halaman dan data sesuai dengan pilihan menu bar di frame bawah header. Dan terakhir frame bawah sendiri (Footer) digunakan untuk menampilkan hak cipta dan media sosial dalam hal ini adalah Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, Sumatera Barat.

Berdasarkan analisis dan perancangan sistem berupa layanan arsip elektronik berbasis otomasi di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, Sumatera Barat memiliki beberapa manfaat. Menyediakan sistem informasi terpadu untuk administrator dalam mengelola arsip. Memfasilitasi pengelola kearsipan dalam melakukan penelusuran arsip secara tepat dan cepat sehingga dapat mengefisiensikan waktu dalam melakukan pencarian arsip pada tempat penyimpanan arsip. Membantu pengelola kearsipan dalam memberikan layanan peminjaman dan penggunaan kembali arsip bagi pengguna.

tag: Ilmu perpustakaan, OTOMASI ARSIP (ELEKTRONIK)

Referensi
Effendhie, M. 1993. Aspek Teoritis dan Legalitas. 3. 47-52.
Latif, F., & Pratama, A. W. 2008. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e-arsip) berbasis Microsoft Acces pada PT Hi-Test. Prodi Administrasi Bisnis Terapan Poltek Negeri Batam.
Muhidin, Sambas, Ali, & Winata, Hendri. 2016. Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi Publik, Politik, dan kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Mulyadi. 2016. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta: Rajawali Press.
Nurrachman, Herru & Marlini. 2018. Analisis Prosedur Penyimpanan dan Pengelolaan Arsip Surat Ukur Tanah di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. 7(2). 42-51.
Rusli, Sartini. 2017. Pengelolaan Asip Statis Berbasis Elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan. Makasar: Universitas Hasanuddin [Skripsi].
Soesilo. 2017. Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Melalui Arsip-E di Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Manajerial. 16(2). 220-238.
Sugiarto, Agus & Teguh Wahyono. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media.
Suyuti, Rina. 2013. Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik di Sekretaris Daerah dan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta [Skripsi].